Que atire a primeira pedra quem nunca achou que os dias deveriam ter 48 horas ao invés de 24? Quando pensamos nas rotinas agitadas que vivemos, essa frase se torna bem comum. Saber fazer a gestão de tempo corretamente exige muita prática e concentração.
Mas há um problema com ela: ter 48 horas não adiantaria de nada. A verdade é que, se tivéssemos 48 horas disponíveis por dia, alocaríamos – ou alocariam para a gente – tarefas o suficiente para que desejássemos que o dia tivesse 72 horas.
Ou seja: o problema, na maioria das vezes, não é a falta de tempo. Mas sim a falta de foco. Se você já passou um dia inteiro trabalhando e voltou para casa e não consegue lembrar se fez alguma coisa, certamente isso aconteceu por trabalhar em tarefas de pouca importância.
Mas como fazer a gestão de tempo corretamente e fazer com que as 24 horas sejam suficientes?
Esse é um assunto de estudo bastante pesquisado e, ao longo dos anos, diversas técnicas de gestão de tempo foram desenvolvidas. Ainda assim, o assunto se torna complexo, já que cada indivíduo funciona de forma diferente.
Ou seja, uma técnica que funcione para mim pode não funcionar para você e vice-versa. Por isso, selecionamos 15 destes truques para gestão de tempo. Confira abaixo e comece já a testá-los e avaliar seus resultados!
1. Estabeleça seus objetivos
Muitos já falham na gestão de tempo antes mesmo de começar. Sem metas e objetivos claros e definidos, se torna mais fácil “navegar conforme a maré”.
Por isso, a primeira tarefa para gerir melhor seu tempo disponível é estabelecer objetivos. Abra seu editor de texto, app de anotações ou até mesmo no papel direto e anote o que você quer realizar durante o ano. Vale lembrar que é importante aprender a definir metas mensuráveis e realistas.
Em seguida, defina suas metas mensais. Você pode fazer isso de uma vez só, anotando todas as metas para cada mês do ano ou planejar a toda entrada do mês. Novamente, divida essa meta mensal em conquistas semanais.
Por fim, todo dia estabeleça quais serão os objetivos diários para alcançar essa meta. Fragmentar seus objetivos faz com que consiga perceber que está alcançando metas maiores e são importantes para manter a motivação.
2. Planeje suas tarefas no dia anterior
Ser mais produtivo é uma questão de hábitos e planejar tarefas no dia anterior é um dos mais recomendados. Se você já ficou minutos, horas ou até a noite inteira sem dormir pensando no que precisava fazer no dia seguinte, essa é uma tática muito útil para evitar perder o sono.
Ao invés de pensar no que tem para fazer, você pode pegar um caderno ou o app de anotações do seu smartphone e já criar checklists para o próximo dia alguns minutos antes de dormir. Com tudo escrito, esse assunto irá sair da sua cabeça, já que poderá consultar sua lista de tarefas sempre que precisar.
3. Analise os dias e horas que é mais produtivo
Um erro de produtividade muito comum é não perceber quais são os horários de maior produtividade. Todos nós temos picos e quedas de energia ao longo do dia, que varia de pessoa a pessoa.
Notar essa variação é importante na definição de tarefas. Afinal, não é preciso estar em concentração total para algo simples como responder emails, correto?
Então não faz sentido reservar essa tarefa nesse horário de pico. O ideal é que coloque as tarefas mais cruciais nesse horário. No trabalho como redator, normalmente reservo a parte mais produtiva do meu dia para a escrita de artigos, por exemplo.
4. Estabeleça prioridades nas suas tarefas
Apenas listar tarefas pode não ser suficiente. Afinal de contas, dificilmente elas terão o mesmo nível de importância. Por isso, é essencial que olhe para sua lista e defina o que é mais crucial, definindo as prioridades.
Existem diversas técnicas que podem te ajudar nesse sentido e listamos algumas delas em nossas próximas dicas sobre gestão de tempo.
5. Técnica para Gestão de Tempo 1: Matriz de Eisenhower
Uma das técnicas mais interessantes e fáceis de usar para gestão de tempo. Para usar a matriz de Eisenhower, faça o seguinte:
- Liste todas as suas tarefas, sem se preocupar em filtrá-las;
- Identifique as que são urgentes e importantes, fazendo uma marcação ao lado de cada uma;
- Estime a quantidade de tempo necessária para fazer cada uma delas;
- Ordene-as da mais trabalhosa para a que dá menos trabalho;
- Coloque as tarefas na matriz, separadas por “Urgente e Importante”, “Não Urgente e Importante”, “Urgente mas Não Importante, “Não Urgente nem Não importante”
Para cada um dos itens, tome as seguintes ações:
- Urgente e Importante: Faça agora;
- Não Urgente e Importante: Agende um horário para trabalhar nelas;
- Urgente mas Não Importante: Se possível, delegue ou terceirize;
- Não Urgente nem Importante: Não faça.
6. Técnica para Gestão de Tempo 2: Lei de Pareto
Uma das teorias mais conhecidas quando falamos em produtividade. A Lei de Pareto diz que 80% dos resultados desejados vêm de 20% das ações.
Quais 20% de suas tarefas geram 80% dos resultados de cada mês? Analise sua lista de tarefas e as identifique. Em seguida, coloque-as como prioridade.
Para entender porque tantas leis, princípios e métodos de produtividade falam tanto sobre prioridades, recomendamos que veja nossos texto falando sobre a importância de definir prioridades nas tarefas do dia a dia!
7. Analise quanto tempo leva para realizar cada tarefa
Antes de prosseguir com os restantes das dicas para gestão de tempo, recomendamos que já comece a trabalhar usando as técnicas acima, mas prestando atenção a um detalhe: registre quanto tempo leva para fazer cada tarefa.
Você pode fazer isso anotando o horário que começou e o horário que terminou, registrando também o tempo das pausas que fez ao longo do processo.
Se tiver dificuldade em rastrear por conta própria, o RescueTime é um aplicativo para computadores e smartphones que faz esse rastreamento por você, rodando no plano de fundo e registrando toda sua atividade.
Inclusive quando estiver procrastinando nas redes sociais!
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8. Estabeleça prazos menores que o que rastreou!
Agora que você sabe quanto tempo leva para realizar uma tarefa, vamos contar um segredo para vocês: provavelmente, é possível diminuir esse tempo. Uma teoria chamada Lei de Parkinson define que o “trabalho se expande à medida que temos tempo disponível para terminá-lo”.
Por exemplo, se eu levo duas horas para finalizar um artigo sobre esse blog, é possível que eu consiga fazê-lo em uma hora e meia se eu estabelecer isso como prazo.
Obviamente, nem sempre é possível reduzir o tempo de uma tarefa. Mas fazer o teste pode economizar bastante tempo do seu dia.
9. Coloque suas tarefas em um calendário
Você já definiu prioridades, rastreou quanto tempo para fazer cada tarefa e até tentou diminuir esse prazo. Com essas informações em mãos, você pode começar a programar melhor seu dia.
Coloque essas tarefas no seu calendário, lembrando de priorizar as tarefas que são importantes e urgentes. Mas o que fazer com o que não couber no seu dia?
Adie para o dia seguinte ou, se ela não for importante, delete-a de sua lista.
10. Aprenda a dizer não
É comum ter dificuldade em dizer não para alguém. Seja por cordialidade, educação ou a sincera vontade de ajudar, muitas vezes dizemos “sim” para coisas que não são tão interessantes ou que são inconvenientes.
Mas dizer sim para tudo é um dos maiores ladrões de tempo em sua vida.
Cada vez que fala sim para algo, entenda que está a dizer não para o outro. Por exemplo, quando concorda em trabalhar em um projeto que fará com que trabalhe duas horas a mais por dia, dirá não para ficar com sua família, cultivar um hobbie e descansar.
Ou pior ainda: dizer sim a um projeto ou compromisso pode significar dizer não às tarefas importantes que definiu ao longo desse artigo.
Por isso, aprender a dizer não para o que não te interessa é uma das melhores técnicas para gestão de tempo.
11. Automatize tarefas repetitivas
Outro ladrão de tempo bastante conhecido são as tarefas repetitivas. Ler emails e responder mensagens nas mídias sociais são alguns dos ladrões de tempo mais comuns na rotina de quem trabalha com marketing digital, por exemplo.
Nessas situações, você possui algumas opções: contrate um assistente virtual que possa realizar essas tarefas de menor valor ou utilize aplicativos ou ferramentas que diminuam o tempo de execução.
Dica: se está buscando melhorar sua renda no final do mês, ser um assistente virtual é um dos mercados em crescimento e uma das melhores ideias para trabalhar em casa esse ano!
No Instagram, por exemplo, é possível criar respostas rápidas, ativadas através de atalhos. Se usa o Instagram Direct para negócios e ainda não começou a usá-las, conheça as 6 melhores respostas rápidas independente de seu ramo de trabalho!
12. Remova distrações
Em média, somos distraídos por alguma coisa de 40 em 40 segundos. Porém, leva cerca de 20 minutos para recuperarmos a concentração em uma tarefa. A fórmula parece impossível, mas a maioria das distrações podem ser evitadas.
Por exemplo, o smartphone. Ligações, emails, notificações em redes sociais, tudo isso pode se tornar um empecilho na sua gestão de tempo. Por isso, experimente trabalhar com o celular em modo avião em tarefas que exigem seu foco total.
Outros macetes que podem funcionar são: trabalhar com fones de ouvido que abafam barulhos externos e fechar seu ambiente de trabalho quando precisar se concentrar.
13. Foco total: técnica de Pomodoro
Além de remover distrações, a técnica de Pomodoro é outra grande aliada na gestão de tempo na hora de trabalhar em tarefas que exigem foco.
Através dela, você define ciclos curtos de trabalho com pequenas pausas. Mas vale lembrar que a técnica é usada para o foco total. Ou seja, o ciclo de trabalho deve ser totalmente livre de distrações. Caso contrário, ele não será efetivo.
Se trabalha no computador, recomendamos que use sites como o Tomato Timer. Mas se prefere registrar seu fluxo de trabalho no celular, o BeFocused para iPhonee o Pomodoro Timer Lite para Android são boas opções.
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