Se você está lendo seu artigo, já disse pelo menos uma vez que “24 horas em um dia é muito pouco”. A rotina corrida do dia a dia faz com que muitas vezes não tenhamos tempo para seguir adiante com um projeto pessoal ou até mesmo para dedicar tempo a família ou aos amigos. Administração de tempo é uma atividade que se torna cada vez mais importante.
Nós conhecemos bem essa luta e essa definição diária de prioridades e urgências. Mas o fato é que não é possível convencer o planeta a girar mais devagar para aumentar o número de horas por dia, mas gerenciar o que é possível fazer nas 24 horas que temos.
Por isso, descobrimos alguns hábitos, atitudes e métodos que também pode adotar para que tenha mais tempo livre para se dedicar a projetos pessoais, hobbies e seus relacionamentos. Só tome cuidado para não usar essas técnicas da maneira errada e continue a trabalhar em um ritmo prejudicial à sua saúde!
1. Planeje seu próximo dia no final do anterior
Definir metas mensuráveis e realistas é o primeiro passo para saber o que irá fazer para conquistar seus objetivos. Isso é uma verdade esteja você pensando em suas metas de longo prazo ou se está apenas a decidir o que fará amanhã.
Por exemplo, já notou que muitas vezes acaba tomando um café da manhã pobre porque não tem tempo de preparar uma refeição rica? E se, ao invés de comer a primeira coisa que vê pela frente, deixasse seu café da manhã pronto na noite anterior?
Dessa maneira, basta colocá-lo em sua geladeira e, no dia seguinte, esquentá-lo caso necessário e tomar um café da manhã mais rico, que te dará mais energia. Não só seu tempo será otimizado, como terá mais disposição para encarar as tarefas do dia.
Além das suas refeições, por que não deixar também definidas as tarefas de seu próximo dia? O maior inimigo da produtividade é a incerteza. Por isso, a maneira mais fácil de começar a procrastinar é não saber o que tem para fazer.
Se você, ao menos uma vez, acabou indo deitar no sofá pois tem tanta coisa para fazer que desistiu de fazer qualquer planejamento, sabe muito bem que é importante fragmentar seus objetivos e conhecer com antecedência o que precisa ser feito. Mais um esforço mental que não ocupará o início do seu dia.
2. Defina prioridades
Ter sua rotina planejada no dia anterior é bem útil, mas quando o número de tarefas fica alto demais você pode se sentir pressionado. Por isso, a segunda fase do planejamento de seu próximo dia deve ser a definição de prioridades.
Já falamos sobre a importância de definir prioridades aqui no Marketex e reiteramos novamente nesse artigo. Por isso, tente elencar quais tarefas do seu dia são mais prioritárias e não hesite em começar seu dia por elas, sempre que possível.
3. Meça quanto tempo para executar uma tarefa
Outro passo interessante para melhorar sua administração de tempo é medir quanto tempo cada tarefa leva. Dessa maneira, você terá maior conhecimento sobre o que pode ou não fazer, dependendo do tempo que tem disponível.
Partir para a ação e medir o tempo para terminar uma tarefa também é uma boa oportunidade de mapear seu dia. Ou seja, terá mais poder para se programar corretamente para cada tarefa em seu dia. Nada de começar uma tarefa que leva 3 horas na última hora de expediente! (a não ser que o chefe mande, né…)
4. Tente fazer a mesma tarefa em menos tempo
A terceira vantagem de medir o tempo para execução de uma tarefa é a possibilidade de saber o quanto pode reduzir esse tempo. Algumas vezes, pode parecer que uma tarefa de 3 horas é bastante longa, mas, se organizando bem, pode terminá-la em apenas duas horas.
Caso possível, tente fazer novamente a mesma tarefa. Dessa vez, meça o tempo novamente mas elimine todo tipo de interrupções, como notificações do WhatsApp e mídias sociais, ligações e a tentação de ir tomar um cafézinho. Após o término, veja qual foi sua evolução.
5. Aloque espaço na agenda para tarefas que exigem foco
Algumas tarefas podem ser feitas em conjunto através do famigerado multitasking. Atender telefonemas, responder emails e mensagens, todas são tarefas que não exigem muita concentração e podem ser feitas simultaneamente e com interrupções que não prejudicarão seu ritmo ou a administração do tempo.
Mas outras tarefas – as mais importantes – exigem foco e concentração. Por isso, o ideal é que reserve algum espaço na agenda para trabalhar nesse tipo de tarefa. Se trabalha em um escritório, tente mapear os horários do dia com menos movimento e combine para que um colega atenda as chamadas e interrupções.
Se trabalhar em regime de home office, tente usar um cômodo fechado e combine com as pessoas que vivem com você um horário no qual não pode ser interrompido sob hipótese alguma. Nesse momento, desligue também todas as notificações do celular e, se puder, desligue-o por completo!
6. Teste diferentes métodos
Apesar de existirem alguns conselhos que servem de base para a administração de tempo, existem diferentes métodos para que tenha maior produtividade. Por isso, reunimos nos itens seguintes alguns dos mais conhecidos. Teste todos eles até encontrar o que melhor se adequar à sua rotina!
7. Método 1: Pomodoro
Talvez o mais conhecido método para administração de tempo. Através de um pequeno relógio Pomodoro – aquele em formato de tomate -, você irá revezar entre momentos de foco total e pequenas pausas.
O método é ideal para quem tem dificuldade de se concentrar por longos períodos. No método Pomodoro, você configura um cronômetro para 25 minutos, do qual irá ter foco máximo em uma tarefa. Ao final desse tempo, você descansa por 5 minutos para então retomar mais 25 minutos de trabalho focado.
Após quatro ciclos de trabalho, o intervalo é aumentado para 15 minutos, para que descanse e se prepare com maior qualidade. É um dos métodos mais funcionais para encarar sua checklist e existem diversos aplicativos para celular que já configuram o método Pomodoro automaticamente.
8. Método 2: Níveis de energia
Administração de tempo não significa apenas ficar de olho no relógio contando quanto tempo demora para realizar uma tarefa. Também significa compreender como sua produtividade funciona. Para isso, você pode organizar seu dia ao redor dos seus níveis de energia.
O que isso significa? Significa adaptar seus blocos de tempo e as tarefas de acordo com as horas que está se sentindo mais produtivo. Se você for uma pessoa que produz bem durante a madrugada, por exemplo, pode tranquilamente reservar esse horário para dar conta das tarefas que requerem maior concentração.
Para usar esse método de forma efetiva, primeiro você precisa entender como sua produtividade funciona. Anote em um caderno ou no seu aplicativo que serve como bloco de notas como está se sentindo em determinados pontos do dia, como após o almoço ou nas primeiras horas de manhã.
Após cerca de uma ou duas semanas, compare suas anotações e note qual seu padrão. A partir daí, basta adaptar sua rotina para seus horários de maior produtividade.
9. Método 3: Matriz de Eisenhower
Durante o artigo, citamos indiretamente a matriz de Eisenhower. Desenvolvida pelo presidente americano Dwight D. Eisenhower, ela separa as tarefas do dia em quatro listas diferentes, como pode ver na captura de tela abaixo, publicada originalmente nessa página:
1. Faça em primeiro lugar: tarefas importantes que precisam ser feitas no mesmo dia;
2. Agende: tarefas importantes, mas que podem ser realizadas em um outro dia;
3. Delegue: o que for urgente mas sem importância, delegue a outros;
4. Não faça: o que não for importante e nem urgente.
A matriz é um bom norte para quem trabalha em equipe e possui assistentes, do qual pode delegar tarefas. Caso seja um profissional independente e tenha muitas tarefas que se encaixam na terceira caixa da matriz de Eisenhower, pode contratar uma assistente virtual para dar conta dessas tarefas.
Mas, se você tiver interesse na carreira de assistente virtual, não deixe de conferir o vídeo que a Ana Tex publicou em seu canal:
10. Se adapte à mudanças repentinas
Você planejou tudo com antecedência, aprendeu tudo sobre administração de tempo e até já tem um método favorito e uma rotina produtiva. Mas, um dia, sua rotina é jogada de cabeça para baixo por conta de algum acontecimento!
O primeiro conselho que damos quando isso acontecer é: não entre em pânico! Eventos que te jogam para fora da rotina acontecerão, queira você ou não. Porém, não serão todos os dias. Nesses casos, o ideal é seguir a maré e retomar sua rotina no dia seguinte.
Agora, se esse caso tenha um efeito que perdure e isso vá afetar sua rotina, talvez seja a hora de adaptá-la, levando essas mudanças em consideração. Retorne à dica 1 desse tutorial e refaça seu planejamento. Quanto mais tempo negar ou tentar evitar essa mudança, mais stress sofrerá no seu dia a dia, o que jogará sua produtividade para baixo.
Administração de tempo: aprenda mais em nosso curso online!
Agora que já conhece algumas técnicas para administração de tempo e já criou novos hábitos que o tornam mais produtivo, que tal elevar esse potencial de uma maneira diferente da convencional? Foi com essa intenção que lançamos o Produtividade Fora da Curva, um curso online feito pelas irmãs Ana Tex, que irão te ensinar como aproveitar melhor seu tempo e realizar seus objetivos.
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